Si hablamos de productividad, es notable que muchas veces la perseverancia y el esfuerzo nos llevan a ser eficaces. Eficacia es lograr el objetivo deseado. Lo que puede dar satisfacción tanto a empleadores como a empleados. Pero no siempre se recurre a la eficiencia. Eficiencia es lograr el objetivo deseado utilizando menor cantidad de recursos.
Es recurrente la situación en la que si se planea el trabajo y se lo ordena se obtienen mejores resultados. Por lo que lograrás dejar de hacer tanto tiempo adicional para cumplir con tus responsabilidades.
Recursos
Llegar temprano
Comenzar a trabajar ya antes es una enorme técnica para aprovechar mejor el día. Si eres de los primeros en llegar a tu sitio de trabajo vas a poder iniciar tu jornada con menos distracciones (saludos innecesariamente largos, llamadas telefónicas inoportunas, entre otras muchas), lo que te dejará concentrarte en lo que precisas hacer. Efectivamente, es bastante difícil de llevar a la práctica, mas ten confianza en su eficiencia. Siempre será mejor llegar temprano que irse tarde.
Planear la jornada
La mejor manera de sacar provecho a tu día es planificándolo. Dedicá entre veinte y cuarenta minutos diarios a esta labor. Y no creas que es tiempo perdido. Todo lo contrario: la definición de una buena agenda de trabajo te dejará priorizar con certidumbre y avanzar en los temas verdaderamente esenciales.
Si lo haces día con día, por último va a mejorar tu “visión global” sobre las labores y vas a ser capaz de adelantar situaciones potencialmente difíciles o bien identificar nuevas tácticas para progresar en tu desempeño. Si llegas temprano, esos minutos de concentración van a ser tu mejor aliado al instante de planear.
Atacar primero las más difíciles
Prioriza y enfréntate a las labores más complejas lo más pronto que puedas. Al comenzar la jornada tus niveles de concentración son mejores y tienes más energía.
Resultado: resuelves los temas más difíciles con mayor velocidad y efectividad. La otra cara de la moneda es dejar todo para el final y exponerte a cometer fallos por no estar en tus mejores condiciones físicas y mentales.
Descansá cada cierto tiempo
Cuando planees tu día, dejá ciertos espacios en blanco para reposar. Tu cuerpo y tu psique precisarán pausas para recobrar energía.
Recuerda que reposar no es homónimo de perder el tiempo. Puedes leer tu periódico preferido a lo largo de quince o bien veinte minutos, tomar un café al aire libre o bien tener una charla agradable. No abuses de las pausas y evita interrumpir a otras personas mientras que te distraes.
Aprende a decir que no
Si bien suene lógico, un enorme secreto para concentrarte en lo verdaderamente esencial es desatender las labores insignificantes. Si no aprendes a decir que no, es muy posible que tu agenda se llene de temas que quitan un buen tiempo y producen pocos beneficios para la compañía y para ti. Todo ello, sin contar el hecho de que toda labor superflua ni se paga ni se agradece. Sé leal a tu planificación y no te fatigues sin ningún sentido.
Ordena tu sitio de trabajo y tu computadora
Tu espacio de trabajo, muy seguramente, tiene 2 caras: una real (tu oficina, la planta, etcétera) y una virtual (tu computadora). Y es imposible ser eficaz si este ambiente está tan desorganizado que puedes perder decenas y decenas de minutos buscando un fichero o bien ese documento esencial que alguien dejó sobre tu escritorio.
No se trata de “olvidar” todo en cajones o bien carpetitas electrónicas a fin de que se vea bonito. El único propósito de trabajar en un espacio ordenado es facilitar tu desempeño y, de ser posible, alentar tu inventiva.
¿Precisas estar siempre y en toda circunstancia libre?
Las tecnologías de comunicación -léase e-mail, messenger, móvil inteligente, redes sociales y buzón telefónico- son realmente útiles si sabes administrarlas adecuadamente. Mas ojo, pueden convertirse en los peores oponentes de tu eficacia.
Consejo: evita las distracciones de estar siempre y en todo momento on line y aprende a usar con medida estos servicios.
Divide labores en actividades más pequeñas
Comienza día a día priorizando actividades, escribiendo y agendando cada una. Al separarlas en labores más fáciles y cortas, tu cerebro responde mejor, reduces el agobio y alcanzas tus metas más veloz.
Delega responsabilidades
Aquellas labores que no te produzcan ganancias o bien que solo te quiten tiempo delégaselas a alguien de tu equipo o bien contrata servicios de outsourcing. No lo veas como un gasto, sino más bien como una inversión.