El detalle que puede costarte el depósito del alquiler: qué documentar antes de recibir las llaves

El depósito se discute al final del contrato, pero se gana o se pierde el primer día. Cuando llega el momento de devolver la llave y aparece el reclamo por una mancha, una puerta rayada o un artefacto que no funciona, la discusión se reduce a una pregunta: ¿estaba así cuando entré? Sin registro, es la palabra de uno contra la del otro, y quien tiene el dinero en su poder está en mejor posición. Con registro, la conversación cambia por completo. Y el registro se hace antes de mover una sola caja.

El recorrido antes de mover una sola caja

El momento correcto es cuando la unidad está vacía y ya entregada, antes de entrar los muebles. Con el departamento lleno, la mitad de las superficies quedan tapadas.

Conviene recorrer con un orden fijo, ambiente por ambiente, y en cada uno mirar seis cosas: pisos —rayas, faltantes, zócalos—, paredes y techos —manchas, humedad, agujeros, pintura despareja—, aberturas —vidrios, cierres, burletes, persianas, marcos—, instalaciones —enchufes, llaves de luz, luminarias—, artefactos y grifería —funcionamiento, pérdidas, presión, tapones, canillas— y muebles fijos —placares, alacenas, mesada, bajo mesada—.

Hay puntos que después generan conflicto y conviene registrar sí o sí: el interior de placares y el estado de sus puertas y correderas; el detrás de la puerta de entrada y sus cerraduras; los desagües y el estado bajo la bacha; las rejillas de ventilación; el balcón o patio, incluido el desagüe; y las cortinas o persianas, que suelen entregarse con alguna trabada.

Y algo que casi nadie hace: probar todo. Abrir y cerrar cada ventana, accionar cada llave de luz, encender cada hornalla y el horno, abrir todas las canillas —fría y caliente—, tirar de cada cadena, revisar que el termotanque o calefón encienda, y probar el timbre y el portero. Un artefacto que no funciona desde el día uno hay que informarlo el día uno.

Fotos, video e inventario que sí prueban contexto

No toda evidencia sirve igual. Una foto en primer plano de una mancha, sin nada alrededor, no prueba en qué pared ni en qué casa está.

Las fotos deben combinar dos planos: uno general del ambiente, que ubica, y uno de detalle del daño. Idealmente, una toma intermedia que conecte ambos. Conviene además incluir en la foto algún elemento de referencia de escala.

El video es la pieza más eficaz y la que menos trabajo da: un recorrido continuo, sin cortes, entrando por la puerta y pasando ambiente por ambiente, narrando en voz alta lo que se ve —"cocina, mancha en el zócalo detrás de la heladera", "ventana del dormitorio, no cierra del todo"—. La continuidad del video es justamente lo que le da valor: muestra que todo pertenece a la misma unidad y al mismo momento.

La fecha es imprescindible. Las fotos y videos guardan metadatos con fecha y hora, pero conviene reforzarlo: incluir en alguna toma el diario del día o la pantalla del teléfono con la fecha, y sobre todo enviar el material por un canal que registre el envío.

El inventario escrito completa el conjunto: una lista por ambiente con el estado de cada elemento, los artefactos entregados con marca y modelo si corresponde, y una sección de observaciones donde consten los daños encontrados. Si el contrato ya trae un inventario, hay que leerlo y corregirlo antes de firmarlo: firmar un inventario que dice "todo en perfecto estado" cuando no lo está es entregar la discusión de antemano.

Medidores, llaves y artefactos

Tres elementos que no son "estado de la propiedad" en sentido estricto pero generan tantos conflictos como las manchas.

Los medidores. Fotografiar la lectura de luz, gas y agua el día de la entrega, con el número de medidor visible. Es lo que evita pagar consumos anteriores. Conviene además verificar que los servicios estén sin deuda y definir a nombre de quién quedan las cuentas, algo que corresponde acordar por escrito.

Las llaves. Contar y fotografiar cuántas se entregan y de qué: puerta de entrada, cerradura de seguridad, portón, cochera, buzón, control remoto, tarjeta de acceso. La cantidad de llaves devueltas es un reclamo clásico al finalizar, y una foto del juego completo el primer día lo resuelve.

Los artefactos. Si la unidad se entrega amoblada o con electrodomésticos, registrar marca, modelo y estado de funcionamiento de cada uno, más el número de serie cuando sea visible. Y si hay manuales o garantías, pedirlos.

A eso se suman dos cosas que conviene averiguar el primer día: dónde están la llave de paso de agua, la llave general de gas y el tablero eléctrico, y si hay reglamento de convivencia del edificio, que puede tener reglas sobre mudanzas, horarios, mascotas o uso de espacios comunes.

Cómo enviar la constancia y guardar la aceptación

Un registro guardado en el teléfono es mejor que nada, pero es unilateral. Lo que le da peso es haberlo comunicado.

Enviarlo apenas se hace, dentro de los primeros días, al locador y a la inmobiliaria, por un canal que deje constancia: correo electrónico —con el inventario adjunto y un enlace o archivo con las fotos y el video— es lo más práctico. En el cuerpo del mensaje conviene enumerar los daños observados y pedir expresamente que se confirme la recepción o se manifieste desacuerdo dentro de un plazo razonable.

Guardar la respuesta. Si contestan aceptando, el asunto quedó cerrado. Si contestan discutiendo un punto, eso también es útil: hay un intercambio documentado. Y si no contestan, el envío con acuse queda como constancia de que la información fue puesta a disposición sin objeción.

Repetir el ejercicio al salir. El mismo recorrido, el mismo formato, el mismo canal, para comparar contra el registro inicial. Y al devolver las llaves, pedir una constancia de entrega con fecha.

Durante el contrato, la misma lógica aplica a los desperfectos: informarlos por escrito apenas ocurren, con foto, y guardar la respuesta. El Código Civil y Comercial pone en cabeza del locador la conservación de la cosa en estado de servir al uso convenido y las reparaciones que no deriven del uso normal; discutir eso al final, sin haber avisado, debilita el reclamo.

Un punto de honestidad: nada de esto garantiza la devolución del depósito, porque eso depende del contrato, de la conducta de las partes y, si hay conflicto, de una instancia de reclamo. Lo que hace un buen registro es cambiar la posición en esa discusión, que es lo único que está al alcance del inquilino. Y para el conflicto concreto —montos, plazos, cláusulas— corresponde asesoramiento legal y, según la jurisdicción, la intervención del organismo local de vivienda o de defensa del consumidor.

En resumen: al inicio de un alquiler hay que documentar, con la unidad vacía, un video continuo y narrado más fotos con plano general y de detalle, un inventario escrito por ambiente que corrija cualquier "todo en perfecto estado" del contrato, y el registro de medidores, cantidad de llaves y funcionamiento de cada artefacto. Todo eso se envía por un canal trazable dentro de los primeros días y se guarda junto con la respuesta. Es lo que convierte una discusión de palabras, al final del contrato, en una comparación de evidencia.